Datenschutzerklärung

Stand 3. Oktober 2026

1 Verantwortlicher
Verantwortlich im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist Andreas Schäfer, handelnd unter der Geschäftsbezeichnung SW-Sales, Am Bergle 12A, 77793 Gutach, Deutschland, Telefon +49 151 68460682, E-Mail info@sw-sales.de.

Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht benannt. Fragen zum Datenschutz können Sie an die oben genannte E-Mail-Adresse richten.

2 Aufruf von Website und Portal
Beim Aufruf verarbeitet der Webserver die IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, die angeforderte Seite, die übertragene Datenmenge, den Referrer, Browser und Betriebssystem sowie Status- und Fehlermeldungen. Zweck ist die sichere und stabile Bereitstellung, Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in Betriebssicherheit, Fehleranalyse und Missbrauchsabwehr.

Zum Schutz der Kundenkonten speichern wir fehlgeschlagene Anmeldeversuche und Anfragen zum Zurücksetzen von Passwörtern mit dem Benutzernamen beziehungsweise einem daraus abgeleiteten Kennwert und der IP-Adresse. Bei wiederholten Fehlversuchen wird der Zugang vorübergehend gesperrt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist der Schutz vor unbefugtem Zugriff.

3 Kundenkonto
Für Registrierung und Prüfung der Unternehmereigenschaft verarbeiten wir Firma, Rechtsform, Namen und Funktion der Ansprechperson, Geschäftsanschrift, geschäftliche E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Zugangsdaten und, soweit angegeben, die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer sowie das Prüfergebnis. Die als Pflichtfelder gekennzeichneten Angaben sind für den Vertragsschluss erforderlich; ohne sie können wir kein Konto einrichten.

Eine angegebene USt-IdNr. prüfen wir über das Mehrwertsteuer-Informationsaustauschsystem (VIES) der Europäischen Kommission; dabei wird nur die USt-IdNr. übermittelt.

Bei Registrierung und bei jeder Bestätigung von Vertragsbedingungen speichern wir die Fassung des Textes, den Zeitpunkt, das handelnde Benutzerkonto, die IP-Adresse und die Browserkennung als Nachweis.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO, soweit der Kunde eine natürliche Person ist, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in der Durchführung der Geschäftsbeziehung mit dem Unternehmen, dem Ausschluss von Verbrauchern und dem Nachweis von Vertragsschluss und Zustimmungen. Für steuerlich erforderliche Angaben gilt zusätzlich Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO.

4 Aufträge und Dateien
Zur Durchführung von Aufträgen verarbeiten wir Bestell- und Fahrzeugdaten, Steuergeräte-, Hard- und Softwarestände, hochgeladene und bearbeitete Dateien, Analyseberichte, Protokolldateien, Tickets und Nachrichten. Die Angabe einer Fahrzeug-Identifizierungsnummer (FIN) ist freiwillig. Bei jedem Download speichern wir Datei, Konto, Zeitpunkt, IP-Adresse und Browserkennung als Nachweis der Bereitstellung. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO, soweit die betroffene Person selbst Vertragspartner ist; bei Ansprechpersonen eines Unternehmenskunden Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der Durchführung und Dokumentation der Geschäftsbeziehung und der Missbrauchsabwehr. Soweit für einzelne Belege gesetzliche Aufbewahrungspflichten gelten, ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO Rechtsgrundlage.

Personenbezogene Daten von Endkunden des Kunden, etwa eine FIN in einer Datei, verarbeiten wir als Auftragsverarbeiter nach der gesondert abgeschlossenen Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung. Verantwortlicher ist insoweit der Kunde.

5 Interne Auswertung
Wir erstellen für die interne Geschäftsplanung Statistiken über Aufträge, gewählte Leistungen und nicht abgeschlossene Bestellvorgänge. Die Auswertung kann nach Unternehmenskunde gefiltert werden; Zugriff darauf hat nur der Betreiber. FIN, Dateiinhalte und Freitexte werden dabei nicht ausgewertet. Nicht abgeschlossene Entwürfe werden nach 24 Stunden ohne Bearbeitung gelöscht. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist die Planung und Verbesserung des Angebots. Die Auswertung führt nicht zu einer automatisierten Entscheidung über einzelne Kunden.

6 Kommunikation
Das Portal versendet Benachrichtigungen per E-Mail, unter anderem zur Bestätigung der E-Mail-Adresse, zum Passwort, zu Konto, Aufträgen, Tickets, Käufen und Rechnungen sowie zu Änderungen von Vertragsbedingungen. Anfragen über das Ticketsystem, per E-Mail oder Telefon verarbeiten wir zur Bearbeitung des Anliegens. Telefongespräche werden nicht aufgezeichnet. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. b beziehungsweise f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in der Kommunikation mit unseren Geschäftskunden.

7 Zahlung und Rechnungsstellung
Für Credit-Käufe verarbeiten wir Paket, Betrag, Steuerstatus, Transaktionsreferenz, Zahlungsstatus und Guthabenbewegungen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. b und c DSGVO.

Die Zahlung erfolgt über PayPal (Europe) S.à r.l. et Cie, S.C.A., 22-24 Boulevard Royal, L-2449 Luxemburg. PayPal erhält die für die Zahlung erforderlichen Daten und verarbeitet sie in eigener Verantwortung nach seiner Datenschutzerklärung. Wir erhalten keine Karten- oder Bankdaten.

8 Empfänger
Personenbezogene Daten erhalten nur folgende Empfänger, soweit dies für den jeweiligen Zweck erforderlich ist:
– noxtec GmbH, Rilkestraße 24, 63110 Rodgau, als Auftragsverarbeiter für das Hosting; die Server stehen im Rechenzentrum der maincubes one GmbH in Offenbach am Main.
– STRATO GmbH, Otto-Ostrowski-Straße 7, 10249 Berlin, als Auftragsverarbeiter für den E-Mail-Versand und die geschäftlichen Postfächer.
– Haufe Service Center GmbH, Munzinger Straße 9, 79111 Freiburg (Lexware Office), als Auftragsverarbeiter für Rechnungsstellung und Buchführung; übermittelt werden nur Rechnungs- und Kundenstammdaten.
– PayPal nach Abschnitt 7 sowie die Europäische Kommission (VIES) nach Abschnitt 3.
– Im Einzelfall Steuerberater, Rechtsanwälte, Gerichte und Behörden, soweit dies erforderlich oder gesetzlich vorgeschrieben ist.

9 Übermittlung in Drittländer
Das Kundenportal und seine Datensicherungen werden nach den Angaben des Hosters in Deutschland betrieben. PayPal verarbeitet die Zahlungsdaten in eigener Verantwortung und kann sie auch außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeiten. Lexware Office kann für einzelne Support- und Zusatzfunktionen Unterauftragnehmer in den USA einsetzen. Soweit dabei personenbezogene Daten in ein Drittland gelangen, kommen je nach Empfänger und konkretem Verarbeitungsvorgang ein Angemessenheitsbeschluss nach Art. 45 DSGVO, bei zertifizierten US-Unternehmen das EU-US Data Privacy Framework, oder Standardvertragsklauseln nach Art. 46 Abs. 2 Buchst. c DSGVO in Betracht. Informationen zu den jeweils eingesetzten Garantien und gegebenenfalls eine Kopie der Standardvertragsklauseln können unter info@sw-sales.de angefordert werden.

10 Speicherdauer
Wir löschen personenbezogene Daten, sobald sie für den Zweck nicht mehr erforderlich sind und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Es gelten folgende Fristen:

Daten | Frist
Nicht abgeschickte Bestellungen und deren Dateien | 24 Stunden nach letzter Bearbeitung
Dateien abgelehnter Aufträge | 7 Tage nach Ablehnung
Protokolldateien zu Aufträgen | 90 Tage nach Abschluss der Prüfung beziehungsweise des Auftrags
Auftragsdaten und Dateien | 3 Jahre ab Ende des Jahres der Fertigstellung; danach Anonymisierung ohne FIN
Anschrift, Telefon und Benutzer-Kontaktdaten nach Kontoschließung | 3 Jahre ab Ende des Jahres der Kontoschließung; danach Anonymisierung, soweit keine längere Pflicht oder konkrete Rechtsverteidigung entgegensteht
Geschäftsbezeichnung, Kundennummer, Guthabenjournal und Zustimmungsnachweise einschließlich IP-Adresse und Browserkennung | getrennt als Vertrags- und Buchungsnachweise bis zum Ablauf der jeweils maßgeblichen Aufbewahrungs- oder Verjährungsfrist
IP-Adressen in neuen Audit-Einträgen sowie IP-Adressen und Browserkennungen in Download-Protokollen | 90 Tage, soweit keine dokumentierte Löschsperre besteht
Fehlgeschlagene Anmeldeversuche | 14 Tage
Versandte E-Mail-Benachrichtigungen | 30 Tage
Zahlerdaten aus PayPal-Rückmeldungen | 90 Tage; danach nur Vorgangsnummer, Status und Betrag
Rechnungen und Buchungsbelege | 8 Jahre, Bücher und Aufzeichnungen 10 Jahre (§ 147 AO, § 257 HGB)
Datensicherungen | Überschreiben nach 7 Tagen

Bei einem konkreten Rechtsstreit oder Sicherheitsvorfall können Daten bis zu dessen Abschluss länger gespeichert werden.

11 Cookies
Wir setzen ausschließlich Cookies ein, die für die ausdrücklich gewünschte Anmeldung und Nutzung des Portals unbedingt erforderlich sind (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Eine Einwilligung ist dafür nicht erforderlich. Analyse-, Marketing- oder Tracking-Dienste und eingebundene Inhalte Dritter werden nicht eingesetzt.

PayPal-Skripte und -Cookies werden erst nach Weiterleitung auf die Seite von PayPal geladen.

12 Ihre Rechte
Sie haben nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Löschung (Art. 17 DSGVO), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO) und Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO). Eine Nachricht an info@sw-sales.de genügt.

Sie haben das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO). Für uns zuständig ist der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg, Lautenschlagerstraße 20, 70173 Stuttgart.

13 Widerspruchsrecht
Soweit wir Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO verarbeiten, haben Sie das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung einzulegen (Art. 21 Abs. 1 DSGVO). Wir verarbeiten die Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. Der Widerspruch kann formlos an info@sw-sales.de gerichtet werden.

14 Automatisierte Entscheidungen
Eine ausschließlich automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling (Art. 22 DSGVO) findet nicht statt. Konten und Aufträge werden manuell geprüft.

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